新入社員や異動メンバー、新入部員の歓迎会を任されたけど、何から手をつけていいかわからない。歓迎会は送別会と違い、「まだよく知らない相手」をもてなす独自の難しさがあります。好みや食事制限の事前リサーチ、自己紹介タイムやアイスブレイクの設計、席順の工夫など、新メンバーが緊張せず馴染めるような配慮が幹事の腕の見せどころです。よくある失敗は「とりあえずお店を予約して終わり」にしてしまうこと。新メンバーが放置される、自己紹介が長引いてダレる、アレルギー対応を忘れるといったトラブルは事前準備で防げます。
予算の相場は1人あたり4,000〜6,000円（コース＋飲み放題）が一般的で、新メンバー分は他の参加者で按分します。15名規模なら総額6〜8万円程度を見込みましょう。会場選びでは会話しやすい個室やボックス席が理想ですが、予約時に確認すべきは「人数変更の期限」「アレルギー対応の可否」「飲み放題のノンアルコール充実度」の3点です。着席スタイルなら新メンバーの隣に話し上手な先輩を配置し、立食なら入口付近に幹事が立って新メンバーを各グループに紹介して回るレイアウトが効果的です。自己紹介タイムは1人30秒〜1分が目安で、「好きな食べ物」「休日の過ごし方」など答えやすいお題を用意すると盛り上がります。新入社員歓迎会なら4月第1〜2週の金曜日、異動着任なら辞令後1〜2週間以内が適切なタイミングです。
List Withなら幹事チームでリストを共有し、「会場予約はAさん」「自己紹介の進行はBさん」「アイスブレイクのゲーム準備はCさん」のようにタスクを分担できます。チェックを入れるだけで進捗が全員に共有されるので、準備の抜け漏れや二重対応を防げます。新メンバーに「来てよかった」と思ってもらえる歓迎会を一緒に準備しましょう。
歓迎会タイプを選んでタスクを確認
日程調整・会場予約・参加者リストアップなど、歓迎会の骨格を固めるフェーズ。予算の7割（会場費＋コース料理）がここで決まる。4月・10月の歓迎会シーズンは個室の争奪戦になるため、日程確定後すぐ予約を。新メンバーの好みリサーチと案内送付を最優先で進める
新メンバーの人数・名前を確認
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何人の歓迎か、名前の読み方も含めて正確に把握
名前の読み間違いは失礼にあたるため、人事情報や社内システムで漢字とフリガナを確認。併せて所属部署・入社経緯（新卒/中途/異動）・出身地もメモしておくと、挨拶文や席順決めの際に役立つ。複数名を同時歓迎する場合は一覧表を作成して幹事チームで共有する
日程候補を決めて調整する
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新メンバーの予定を最優先に、候補日を3つ以上出す。金曜日が最も参加率が高い
新入社員歓迎会は4月第1〜2週の金曜日、異動着任は辞令後1〜2週間以内が理想。調整さんやLINEスケジュールで候補日を提示し、回答期限を3営業日以内に設定すると決まりやすい。月末・月初や繁忙期は避け、主賓が確実に参加できる日を最優先にする
参加者をリストアップ
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部署内だけか、関連部署も招くか範囲を決定。人数が多すぎると新メンバーが全員と話しきれず、少なすぎると歓迎ムードが薄まるため15〜25名が最も盛り上がりやすい規模感
新メンバーと年齢が近い人・業務で接点が多くなる人を優先的にリストアップ。異動者の場合は前部署から1〜2名も招くと話題が広がる。リスト作成後に上司に確認して漏れを防ぐ
予算・会費を決める
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コース料理＋飲み放題の会場費が全体予算の7〜8割を占める。1人あたり4,000〜6,000円が相場で、15名規模なら総額6〜8万円程度を見込む。予算オーバーしやすいのは飾りつけ・景品の手配と二次会費用
新メンバーの会費は無料にするのが一般的で、その分を他の参加者で按分する。役職者が1,000〜2,000円多めに出す傾斜配分もよくあるパターン。会費は案内時に金額を明記し、集金方法（当日現金 or PayPay・LINE Pay事前送金）も決めておく
新メンバーの好み・食事制限をリサーチ
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アレルギー（甲殻類・卵・そば等）、苦手な食材、お酒の可否、宗教上の食事制限を事前に確認。アレルギー対応を怠るとアナフィラキシーなど命に関わるリスクがあるため最優先事項
直接聞きにくい場合は人事担当や共通の知人経由でさりげなく確認。案内メッセージに「食物アレルギー・苦手な食材があればお知らせください」の一文を入れるのが最もスマート。妊娠中の方やドライバーにはノンアルコール飲料の手配も忘れずに
会場（お店）を探す
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会話しやすい個室やボックス席がある店を優先。大部屋の座敷はグループが分断されやすく、新メンバーが孤立するリスクが高い。駅から徒歩5分以内で遅刻・迷子を防ぐ
ホットペッパーグルメや食べログで「個室あり・飲み放題付きコース」で絞り込むと効率的。確認すべき3点は「人数変更の期限（通常3日前〜前日）」「アレルギー対応の可否」「飲み放題のノンアルコール充実度」。候補は2〜3店に絞り、下見か口コミで雰囲気を確認する
会場を予約する
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4月・10月の歓迎会シーズンは個室の争奪戦になり、2〜3週間前でも希望日の個室が埋まっていることが多い。日程確定後は即日予約が鉄則
予約時に確認すべき事項：キャンセルポリシー（通常3日前〜前日から料金発生）、人数変更の最終期限、コース料理の内容変更可否、貸切の場合の最低保証人数。電話予約の方がネット予約より融通が利く場合が多い
参加者に案内を送る
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日時・場所・会費・集合場所を早めに共有し、出欠の回答を集める。送付が遅いと予定が埋まってしまい参加率が下がるため、日程確定後2日以内に送るのが理想
メール・Slack・LINEグループなど全員に確実に届くチャネルで送信。案内に含めるべき情報は「日時・場所（地図URL付き）・会費・集合時間・出欠回答期限（3営業日以内）・食事制限の確認」の6項目。テンプレートを使うと漏れが防げる
上司・部門長に歓迎挨拶を依頼
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新入社員にとって上司からの歓迎メッセージは「この部署に受け入れられている」という安心材料になる。挨拶は2〜3分以内で、形式張らず温かみのある内容が効果的
自己紹介タイムやアイスブレイクの企画、席順決め、スピーチ依頼など、当日の演出を具体化するフェーズ。予算の1〜2割（ゲーム景品・歓迎グッズ）をここで手配。出欠の最終確認と集金方法の決定もこの時期に済ませる
出欠の最終確認
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未回答者をリマインドし正確な人数を把握。コース料理の注文数や席順に直結する
回答期限の翌日に未回答者へ個別連絡すると回収率が上がる
自己紹介タイムの設計
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1人30秒〜1分が目安。お題を用意すると話しやすい
「好きな食べ物」「休日の過ごし方」「意外な特技」など答えやすいテーマを2〜3個準備
アイスブレイク・ゲームを企画
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初対面同士の緊張をほぐし、会話のきっかけを作る
「共通点探しゲーム」「2つの真実と1つの嘘」「〇〇ビンゴ」が定番
席順を決める
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新メンバーの隣に話し上手な先輩を配置
同じ席で固定せず、途中で席替えを入れると多くの人と話せる
挨拶・スピーチを依頼する
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歓迎の挨拶、乾杯の音頭を事前に依頼
新メンバーにも「一言挨拶」のお願いを事前に伝えておく
会費の集金方法を決める
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事前集金なら当日の手間が減り、電子決済対応で釣り銭トラブルも回避できる
PayPayやLINE Payなど電子決済を併用すると集金がスムーズ
メンター・教育担当との顔合わせを企画
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歓迎会の場で直属の教育担当と顔を合わせておくと、翌日からの業務引き継ぎや質問がしやすくなり、新入社員の不安を軽減できる
メンターにも事前に新入社員のプロフィールを共有しておくと会話が弾む
部署紹介・メンバー紹介資料を作成
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顔写真付きの名簿やチーム紹介スライドがあると、歓迎会後も人と名前を一致させやすく職場への適応が早まる
A4一枚に顔写真・名前・担当業務・趣味を並べたシートが手軽で効果的
最終人数の確定、タイムテーブル作成、リマインド送信など、当日に向けた仕上げの準備。飾りつけ・名札・座席札の作成もこの週に。人数変更期限前にお店へ最終連絡し、コースのアレルギー対応とノンアルコール飲料の有無を再確認する
最終人数を確定する
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人数変更期限前にお店へ最終人数を連絡。直前のキャンセル料（通常コース料金の50〜100%）の発生を防ぐ。当日キャンセルは全額負担が一般的なため、この時点での確定が重要
当日のタイムテーブルを作成
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開始→挨拶→乾杯→自己紹介→歓談→ゲーム→締めの流れを時間入りで作成。タイムテーブルがないと挨拶が長引く・ゲームが始まらない等のgdgd進行になりやすい
総時間は2〜2.5時間が一般的。配分の目安は、開会〜乾杯（5分）→自己紹介（15〜20分）→歓談（30分）→ゲーム（15分）→歓談（30〜40分）→締め（5分）。幹事チーム全員にタイムテーブルを共有し、司会が時間管理する
飾りつけ・歓迎グッズの準備
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「歓迎」の横断幕やバルーンで会場の雰囲気が一変し、新メンバーに『自分のために準備してくれた』という特別感を届けられる
100円ショップでも十分揃う。名前入りメッセージカードも効果的
参加者へリマインド送信
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日時・場所・会費をリマインドし、当日のドタキャンや遅刻を防止する
お店の地図URLと集合場所の写真を添えると迷わず到着できる
コース・飲み放題の最終確認
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参加者から申告のあったアレルギー対応が確実にコースに反映されているか、ノンアルコール飲料の種類（ノンアルビール・ソフトドリンク・ノンアルカクテル等）が十分か最終確認。口頭だけでなく書面やメールで証拠を残す
名札・座席札を作成
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初対面が多い歓迎会では名前がすぐわかる名札があると会話のハードルが下がり、新メンバーも既存メンバーの名前を覚えやすい
ニックネームや趣味を書き添えると会話のきっかけに
会場設営・受付・司会進行・アイスブレイク実施・写真撮影。幹事は15〜30分前に会場入りし、飾りつけと受付準備を完了させる。開会→挨拶→乾杯→自己紹介→歓談→ゲーム→締めの2〜2.5時間が目安。新メンバーが孤立しない目配りが最重要
会場に早めに到着する
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受付テーブルの設置・飾りつけ・席札の配置を15〜30分で完了させるため余裕を持って到着
幹事チームで役割分担し、飾り担当・受付担当・会計担当を事前に決めておく
受付・出席確認
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新メンバーが到着したら名前を呼んで笑顔で出迎え、席まで案内。第一印象が歓迎ムードを左右する
会費の集金
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開会前の受付時に集金を済ませると、歓談中に中断して回収する手間がなくスムーズ。終了後は酔って支払いを忘れる人が出やすいため、後回しにしない
千円札10枚・500円玉5枚程度の釣り銭を事前に用意。集金リスト（名前＋金額＋支払済みチェック欄）で管理する。PayPay・LINE Pay等の電子決済を併用すると釣り銭トラブルを大幅に減らせる。事前送金の場合は未入金者リストを当日朝に確認
開会の挨拶・乾杯
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司会として歓迎の趣旨を伝え、乾杯へテンポよくつなぐ。ここで時間を使いすぎると料理が冷め、参加者の集中力が下がる
挨拶は1〜2分で簡潔に。新メンバーの名前をフルネームで呼んで歓迎の気持ちを明確に伝える。乾杯は最年長者や上司に依頼し、「一言だけお願いします」と時間の目安を伝えておく。全員のグラスが行き渡ったのを確認してから乾杯の合図を
新メンバーの紹介・自己紹介タイム
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幹事が先に簡単に紹介（名前・所属・入社経緯を30秒程度）してから本人に話してもらうと緊張が和らぐ。いきなり「自己紹介どうぞ」は新メンバーにとってハードルが高い
1人30秒〜1分が目安。事前に「好きな食べ物と休日の過ごし方を教えてください」などお題を伝えておくと話しやすい。複数名の場合は紹介順を事前に決めて、テンポよく回す
アイスブレイク・ゲームの実施
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自己紹介後すぐの歓談は「何を話せばいいかわからない」沈黙が起きやすい。アイスブレイクを挟むと共通の話題ができ、後の会話が自然に弾む
10〜15分以内で完結するものを選ぶ。おすすめは「共通点探しゲーム」（3人組で共通点を3つ見つける、5分）や「2つの真実と1つの嘘」（1人ずつ発表、10分）。景品付きビンゴは盛り上がるが準備と時間がかかるため15名以上向き
新メンバーと既存メンバーの会話を橋渡し
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新メンバーが孤立しないよう、共通の趣味・出身地・業務内容を話題に既存メンバーと引き合わせる。幹事が最も腕を発揮すべきポイントで、歓迎会の成否を左右する
「〇〇さん、△△さんも同じ趣味なんですよ」と具体的な共通点を伝えて紹介すると会話が始まりやすい。歓談中は幹事自身が飲食を楽しむのは後回しにして、新メンバーの表情を見ながらフォローに回る
集合写真を撮る
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全員揃っているうちに撮影。新メンバーの思い出になる
乾杯直後が全員揃っているベストタイミング。スマホのタイマーや店員に依頼して全員映るように
締めの挨拶
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終了時間の10分前には締めの準備を。新メンバーへの歓迎メッセージで締める
締めの挨拶は最年長者や部門長に依頼するのが一般的。一本締めや三本締めの段取りも事前に確認
二次会の案内
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希望者向けに二次会の選択肢を用意しておくとスムーズ。新メンバーには参加を強制せず、帰りやすい雰囲気を作ることが大切
一次会の会場近くで2〜3軒候補を下見しておくと当日慌てない
忘れ物チェック
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退店前に全席をチェック。特に座布団の下・ハンガーラック・個室のコンセント周り（充電器の置き忘れ）は見落としやすい。飲み会後の忘れ物は翌日以降に取りに行く手間がかかる
お店に忘れ物の連絡先（幹事の電話番号）を伝えておくと、発見時に連絡してもらえる。傘の忘れ物が最も多いため、雨の日は入口で声かけすると効果的
精算・お礼メッセージ・写真共有・新メンバーへのフォローアップ。お礼メッセージは翌日中、精算は翌週中が目安。収支報告を全員に共有して透明性を確保する。新メンバーとの1on1やランチを設定して歓迎会の効果を職場定着につなげる
お店への支払い精算
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当日精算でない場合は翌営業日中に支払いを済ませる。お店との信頼関係を保ち、次回以降の予約をスムーズにするためにも迅速な対応が大切
領収書は必ず受け取る。会社の福利厚生費・交際費で精算する場合は宛名を「会社名＋部署名」に、但し書きを「歓迎会飲食代として」に指定。経費精算の社内申請期限も確認しておく
会費の過不足を調整
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余った分の返金、不足分の追加徴収を翌週中に完了させる。お金の問題を長引かせると幹事への不信感につながるため迅速に対応
収支報告書（スプレッドシートやメモ）を作成し全員に共有すると透明性が高まる。記載項目は「コース料金・追加注文・飾りつけ費用・集金額・一人あたり負担額・余剰金の扱い」。少額の余りは次回イベントの積立にする旨を明記するとスムーズ
写真を参加者に共有
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集合写真やスナップ写真を翌日中に共有。新メンバーの名前と顔を覚えるきっかけになり、歓迎会に参加できなかった人にも雰囲気が伝わる
Googleフォトの共有アルバムやLINEアルバムが手軽。全員の顔が写っている集合写真に加え、歓談中やゲーム中のスナップがあると臨場感が出る。新メンバーのプライバシーに配慮し、SNS投稿前に本人の許可を取ること
参加者へのお礼メッセージ
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翌日の午前中までに感謝を伝えるとスマートな幹事の印象を残せる。メッセージに集合写真を添えると開封率が高く、歓迎会の余韻を共有できる
全体チャンネル（Slack・Teams）とメールの両方で送ると確実。文面は簡潔に「昨日はありがとうございました。写真をアルバムにまとめたのでご覧ください」程度でOK
新メンバーへのフォローアップ
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歓迎会で話せなかったメンバーとのランチや1on1を歓迎会後1〜2週間以内に設定。歓迎会は「入口」であり、本当の定着支援はここからが本番
「困っていることはない？」「ランチ一緒にどう？」と声をかけるだけでも効果大。チームのSlackチャンネルや雑談グループに招待して日常的に交流できる場を作るのも有効。入社1ヶ月後に振り返りの場を設けると早期離職防止にもつながる
欠席者への報告
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欠席者にも写真や雰囲気を共有しておくと、新メンバーとの初対面時に話題ができ、チーム全体の一体感を保てる
新入社員歓迎会、異動着任歓迎会、新歓（サークル・部活）からタイプを選びます
時系列に整理されたタスクを確認し、必要に応じてカスタマイズします
URLを送って、準備を分担しましょう
タスクが終わったらチェックを入れて進捗管理
着任日・入社日の1ヶ月前から始めるのが理想です。特に4月・10月の歓迎会シーズンは飲食店が混み合うため、日程が決まり次第すぐに会場を押さえましょう。新入社員歓迎会なら入社1〜2週間後の金曜日が人気です。直前の予約では希望する個室が取れないことも多いため、早め早めの行動が成功の鍵です。
新メンバーの会費は無料にするのが一般的です。歓迎される側にお金を出させるのは本末転倒なので、その分を他の参加者の会費に上乗せして調整します。上司や先輩が1,000〜2,000円多めに出す傾斜配分もよくあるパターンです。会費は案内時に金額を明記し、当日現金かPayPayなど集金方法も事前に決めておくとスムーズです。
1人30秒〜1分が目安です。「名前・部署」だけでなく、「好きな食べ物」「最近ハマっていること」など答えやすいお題を2〜3個用意すると盛り上がります。幹事が先にお手本として自己紹介すると、新メンバーも話しやすくなります。新メンバーには事前にお題を伝えておくと当日の緊張が和らぎます。
「共通点探しゲーム」（3人組で共通点を3つ見つける）、「2つの真実と1つの嘘」（3つのエピソードから嘘を当てる）、趣味や出身地を使った「自己紹介ビンゴ」が定番です。10〜15分で完結するものを選びましょう。景品付きビンゴは盛り上がりますが準備時間がかかるため、大人数向けに適しています。
新メンバーを上座に配置し、隣に話し上手な先輩やメンターを座らせるのが基本です。人数が多い場合は、途中で席替えタイムを設けると多くの人と話せます。幹事は出入りしやすい下座で全体を見渡せる位置に座りましょう。
歓送迎会として同時開催する場合、主役が2組になるため時間配分に注意が必要です。送別パートを先に行い、記念品贈呈→歓迎パート→新メンバー紹介の順がスムーズ。タイムテーブルを事前にしっかり組み、各パートが15分前後になるよう調整しましょう。
新入社員歓迎会、異動着任、新歓（サークル・部活）を選ぶだけで、メンター紹介や活動デモなど場面に応じたタスクが自動でリストアップされます。
1ヶ月前のリサーチから当日の進行・翌日のフォローまで、いつ何をすべきかが一目でわかります。自己紹介タイムやアイスブレイクの準備も忘れません。
URLを送るだけで幹事仲間とやることリストを共有。会場予約、自己紹介の進行、ゲーム準備と役割分担してスムーズに準備を進められます。