忘年会の幹事を任されたら、最初に動くべきは会場の確保です。11月に入ると都心部の人気居酒屋・レストランの個室は週末を中心にほぼ埋まり、12月上旬にはピークを迎えます。10月中に候補店へ仮予約を入れるのが鉄則で、出遅れると「予算内で個室が取れない」という事態に陥ります。このチェックリストでは、会場争奪戦を勝ち抜くためのタイムラインを10月から時系列で整理しました。
予算設計は幹事の腕の見せどころです。飲み放題付きコースの相場は1人あたり4,000〜6,000円で、役職者が多めに負担する「傾斜配分」を採用する場合は一般社員3,000〜4,000円、管理職5,000〜7,000円が目安です。余興の景品代を会費に含めるなら1人あたり500〜1,000円を上乗せし、全体予算を参加人数×単価で算出しましょう。ビンゴやクイズの景品は1等3,000〜5,000円、参加賞は数百円の菓子類が盛り上がるバランスです。人数が16名以上の大規模忘年会では、席次表の作成や司会・進行役の分担も必要です。アレルギーや食事制限のある参加者は出欠確認時に一緒に把握しておくと、お店への連絡が一回で済んで効率的です。
List Withなら幹事チームでチェックリストを共有し、「会場予約はAさん」「余興の企画はBさん」「二次会の手配はCさん」とタスクを分担できます。10月から当日の進行・精算まで、やるべきことをチェックしながら進めれば、初めての幹事でも安心して準備を進められます。挨拶・スピーチの依頼先や順番もリストで管理しておくと、当日の進行がよりスムーズになります。一年の締めくくりにふさわしい、参加者全員が楽しめる忘年会を実現しましょう。
規模を選んでタスクを確認
会場争奪戦が始まる最重要フェーズ。日程・人数・予算を決め、10月中に仮予約を入れることが忘年会成功の最大の鍵です。
幹事チームを結成する
1
1人で抱え込まず、2〜3人で分担するのが成功の秘訣
会場担当・余興担当・会計担当のように役割分担
社内イベント・繁忙期を確認する
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年末の納期や他部署の忘年会と被らない日程を探す
日程候補を3つ以上出して調整する
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金曜夜が最人気。水・木曜なら予約が取りやすい
調整さん等のツールで参加者の都合を集約
参加予定人数を概算する
1
人数で会場の選択肢が決まる。±5名の幅を持たせて予約
1人あたりの予算を決める
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飲み放題付きコースの相場は4,000〜6,000円
傾斜配分にする場合は早めに方針を決定
会場（お店）の候補を探す
1
個室の有無、収容人数、駅からのアクセスで絞り込む
ホットペッパー・食べログの幹事向けプランを活用
会場を仮予約する
1
11月に入ると金曜夜の個室は埋まる。10月中に押さえる
キャンセルポリシーと人数変更の期限を必ず確認
参加者への案内送付、予算詳細の設計、挨拶・乾杯の依頼、余興企画など、忘年会の中身を作り込む企画フェーズです。
参加者に案内を送る
1
日時・場所・会費を早めに共有し、出欠回答期限を設定
LINEグループ・メール・社内チャットで一斉送信
予算の詳細を設計する
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コース料金＋余興景品代＋予備費で総額を算出
役職別の傾斜配分を採用する場合は一覧表を作成
挨拶・乾杯の依頼をする
1
開会挨拶は部長クラス、乾杯は年長者に依頼が一般的
依頼時に「短めで結構です」と伝えると相手も気楽
余興・ゲームの企画を決める
1
ビンゴ、クイズ、今年の名場面スライドショーが定番
所要時間は30分以内が飽きないライン
景品の予算と内容を決める
1
1等3,000〜5,000円、2等1,000〜2,000円、参加賞は数百円が目安
家電・ギフト券・食品が人気。参加賞はお菓子の詰め合わせが鉄板
集金方法を決める
1
事前集金ならPayPay等の電子決済が便利。当日現金は釣り銭の準備が必要
出欠確定、アレルギー確認、席順決め、景品購入、二次会手配など、開催に向けた具体的な準備を完成させるフェーズです。
出欠の最終確認・リマインド
1
未回答者への催促を忘れずに。回答期限は開催2週間前に設定
アレルギー・食事制限の確認
1
事前にお店に伝えて個別対応を依頼
ベジタリアン・ハラール対応が必要な場合は早めに相談
予約人数を更新する
1
出欠が確定したらお店に最終人数を連絡
席順を決める
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上座に役職者、幹事は出入りしやすい下座に配置
部署をまたいで交流できる配置にすると盛り上がる
余興の景品を購入する
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12月に入ると品切れや配送遅延のリスクあり
ネット通販なら11月中に注文がベスト
ビンゴカード・クイズ等の備品を準備
1
人数分のビンゴカード、クイズの問題用紙を用意
スライドショー・動画を作成する
1
今年の振り返り動画は盛り上がる定番演出
写真集めに1〜2週間かかるため早めに着手
二次会の会場候補を探す
1
一次会から徒歩5分以内が理想。カラオケ・バーが定番
忘年会シーズンは二次会会場も混雑するため予約推奨
二次会の会場を予約する
1
12月の金曜夜は飛び込みで入れないことも
人数変動に対応できる店（予約不要のチェーン店等）が安心
タイムテーブル作成、コース最終確認、参加者へのリマインド送信、釣り銭・景品ラッピングなど直前準備を行うフェーズです。
当日のタイムテーブルを作成する
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開会→挨拶→乾杯→歓談→余興→締め→二次会案内の流れ
2〜2.5時間が一般的。飲み放題の制限時間に合わせる
コース・飲み放題の最終確認
1
アレルギー対応の最終連絡。メニュー変更があれば修正
参加者へリマインドを送信
1
日時・場所・会費を再送。お店の地図URLを添えると親切
釣り銭・集金袋を準備する
1
当日現金集金の場合、千円札と小銭を多めに用意
景品のラッピング・番号付け
1
当日スムーズに渡せるよう事前にラッピング
早めの会場入り・受付・集金・開会進行・余興・集合写真・締め・忘れ物チェックまで、幹事が当日担う全タスクです。
会場に早めに到着する
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受付準備、席札の配置、備品セットのため15〜30分前に
受付・出席確認
1
参加者の到着を確認し、遅刻連絡に対応
会費の集金
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集金リストで誰が払ったか管理。釣り銭を手元に
開会挨拶・乾杯
1
司会として開会を宣言し、挨拶→乾杯の流れを進行
余興・ゲームの進行
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歓談の合間にビンゴやクイズを実施。時間管理が重要
時間管理（ラストオーダー・終了時間）
1
飲み放題の制限時間を超えないよう注意
ラストオーダー15分前にアナウンス
集合写真を撮る
1
全員揃っているうちに撮影。お酒が入りすぎる前がベスト
締めの挨拶・一本締め
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終了時間の10分前には締めの準備を
二次会の案内
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希望者を確認し、予約済みの二次会会場へ誘導
会場の場所と移動時間を伝える
忘れ物チェック
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退店前に全席をチェック。コートや傘の忘れ物に注意
会費の精算・過不足調整、写真共有、お礼メッセージ送付、欠席者への報告など、忘年会後の締め作業を行うフェーズです。
お店への支払い精算
1
当日精算でない場合は速やかに支払い
会費の過不足を調整
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余った分の返金、不足分の追加徴収。収支報告を幹事チームで共有
写真・動画を参加者に共有
1
集合写真やスナップ写真をグループチャットで共有
参加者へお礼メッセージを送る
1
翌営業日中に感謝を伝えるとスマート
欠席者への報告
1
写真と共に忘年会の様子を伝える
少人数（〜15名）か大人数（16名以上）かを選びます
10月の会場予約から当日・精算まで、時系列のタスクを確認します
URLを送って、タスクを分担しましょう
タスクが終わったらチェックを入れて進捗管理
10月中に仮予約を入れるのが理想です。11月に入ると金曜夜の個室はほぼ埋まり、12月の直前予約は非常に困難です。特に20名以上の大人数はフロア貸切や宴会場が必要になるため、9〜10月から早めに動き出しましょう。
飲み放題付きコースで1人あたり4,000〜6,000円が一般的です。役職者が多めに負担する傾斜配分では、一般社員3,000〜4,000円、管理職5,000〜7,000円が目安。余興の景品代を含める場合は500〜1,000円を上乗せします。
ビンゴ大会、今年の出来事クイズ、部署対抗ゲームが定番です。所要時間は20〜30分以内に収めるのがベスト。景品は1等3,000〜5,000円の家電やギフト券、参加賞にお菓子の詰め合わせが盛り上がります。
一次会会場から徒歩5分以内のカラオケやバーを1〜2軒ピックアップし、忘年会シーズンは事前に予約しておくのが安心です。参加者は一次会の6〜7割が目安。予約不要のチェーン店を候補に入れておくと人数変動にも対応しやすくなります。
最優先は①15〜30分前に到着して受付準備、②会費の集金（集金リストで管理）、③時間管理（ラストオーダー・終了時間の把握）の3つです。余興がある場合はタイムテーブルに沿って進行し、締めの挨拶は終了10分前に始めましょう。
役職者が多めに負担し、若手の負担を軽くする方式です。一般的に管理職は一般社員の1.5〜2倍が目安。例えば一般社員4,000円・管理職6,000円のように設定します。事前に方針を周知し、不公平感が出ないよう透明性を持たせましょう。
URLを送るだけで幹事仲間とやることリストを共有。会場予約担当・余興担当・会計担当とタスクを分け合い、幹事の負担を軽減できます。
少人数と大人数を選ぶだけで、席次表作成やマイク手配など規模に応じたタスクが自動でリストアップされます。
会場予約の争奪戦が始まる10月から、当日の進行・精算まで。いつ何をすべきかが一目でわかり、チェックしながら準備を進められます。