退職・異動・転勤する方の送別会を任されたけど、何から準備すればいい？会場選びや日程調整だけでなく、記念品や花束の手配、メッセージカードの回覧、余興の企画、当日の進行まで、幹事がやるべきことは多岐にわたります。送別会シーズンの3月・9月は個室のある飲食店が早々に埋まるため、決まり次第すぐ動くことが重要です。特に金曜日の夜は競争が激しく、2週間前では希望日に予約できないケースも珍しくありません。
このチェックリストは、送別会の幹事のための準備ガイドです。退職送別会と異動・転勤の送別会では準備内容が異なるため、タイプを選ぶだけで適切なタスクが表示されます。1ヶ月前の企画から当日の進行、翌日のフォローまでを時系列で整理しています。予算の相場は参加者1人あたり5,000〜7,000円（会費3,000〜5,000円＋記念品・花束代）が一般的で、主役の会費は無料にするのが慣例です。記念品は名入れグッズやカタログギフト（5,000〜10,000円）が人気で、のし紙は退職なら「御礼」、異動なら「御餞別」を使います。花束は3,000〜5,000円の持ち帰りやすいブーケがベストです。退職送別会の場合、在職年数の長い方には少し予算を上乗せするとより気持ちが伝わります。寄せ書きはオンラインサービス（寄せ書きサービス等）を使うと集めやすく、遠方の関係者も参加できます。
List Withなら幹事チームでリストを共有し、「会場予約はAさん」「記念品選びはBさん」「メッセージカードの回覧はCさん」のようにタスクを分担できます。チャットで流れがちなタスクも、チェックリストで管理すれば抜け漏れを防止。主役に「この職場でよかった」と思ってもらえる、心のこもった送別会を一緒に準備しましょう。
送別会タイプを選んでタスクを確認
会場予約・日程調整・参加者リストアップなど、送別会の土台を固める最重要フェーズ。送別会シーズンは特に早めの行動が必要です。
主役の最終出社日・異動日を確認
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送別会の日程を逆算するための基準日
日程候補を決めて調整する
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主役の予定を最優先に、候補日を3つ以上出す
最終出社日の1〜2週間前がベスト
参加者をリストアップ
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部署内だけか、関連部署・取引先も招くか決定
予算・会費を決める
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会場費+記念品+花束の総額を見積もる
主役の会費は無料にするのが一般的
会場（お店）を探す
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個室があり、挨拶やプレゼント贈呈ができるお店を
コース料理＋飲み放題のプランがあると予算管理しやすい
会場を予約する
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送別会シーズン（3月・9月）は特に早めに
キャンセルポリシーと人数変更の期限を確認
参加者に案内を送る
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日時・場所・会費を早めに共有
出欠の回答期限も設定する
記念品・花束の手配やメッセージカードの準備など、気持ちを形にするフェーズ。出欠確認と集金方法の決定もここで行います。
出欠の最終確認
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未回答者へのリマインドを忘れずに
記念品を選ぶ・購入する
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主役の好みや趣味に合わせて選定
名入れグッズや実用品が人気。のし紙は「御礼」「御餞別」
花束・フラワーアレンジメントを手配する
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当日受け取りの場合は予約が必要
持ち帰りやすいサイズを選ぶ。予算は3,000〜5,000円が目安
メッセージカード・寄せ書きを準備する
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参加者にメッセージを書いてもらう時間を確保
色紙、メッセージカード、オンライン寄せ書きサービスなど
挨拶・スピーチを依頼する
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上司、同僚、主役に挨拶を依頼
送る側の代表挨拶、主役からの挨拶の順序を決める
会費の集金方法を決める
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事前集金か当日集金か。電子決済の利用も検討
思い出のムービー・スライドショーを作成
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在籍中の写真やエピソードをまとめて上映
写真アルバム・記念品を作成
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写真を集めてアルバムにまとめる
最終人数確定・席順決め・当日タイムテーブル作成など、直前の仕上げフェーズ。参加者へのリマインドも忘れずに。
最終人数を確定する
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お店に最終人数を連絡
席順を決める
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主役を上座に。挨拶する人を近くの席に配置
当日のタイムテーブルを作成
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開始→挨拶→歓談→記念品贈呈→主役挨拶→締めの流れ
2〜2.5時間が一般的
余興・サプライズの準備
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クイズ、エピソード紹介、動画上映など
メッセージカードの回収・仕上げ
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書いてもらった寄せ書きを回収し、まとめる
参加者へリマインド送信
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日時・場所・会費を再送
お店の地図URLを添えると親切
コース・飲み放題の最終確認
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アレルギー対応、人数変更の最終連絡
花束受け取りから会場入り、進行・記念品贈呈・集合写真まで、主役が感動できる場を作るフェーズです。
花束を受け取る
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予約した花屋で受け取り、会場に持参
記念品・メッセージカードを持参
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贈呈用の紙袋やラッピングも確認
会場に早めに到着する
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受付準備、花束・記念品の配置のため15〜30分前に
受付・出席確認
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参加者の到着を確認し、遅刻連絡に対応
会費の集金
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釣り銭を用意しておくとスムーズ
開会の挨拶・乾杯
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司会として開会を宣言し、挨拶→乾杯の流れを進行
記念品・花束・メッセージカードの贈呈
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歓談の合間、終盤に感動的なタイミングで
主役からの挨拶
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記念品贈呈後に主役に一言もらう
集合写真を撮る
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全員揃っているうちに撮影
締めの挨拶・一本締め
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終了時間の10分前には締めの準備を
二次会の案内
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希望者がいれば近くの二次会会場へ誘導
忘れ物チェック
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退店前に全席をチェック。花束や記念品の忘れ物に注意
精算・写真共有・お礼メッセージなど、送別会後のフォローアップ。速やかな対応が幹事の評価を高めます。
お店への支払い精算
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当日精算でない場合は速やかに支払い
会費の過不足を調整
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余った分の返金、不足分の追加徴収
写真・動画を参加者に共有
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集合写真やスナップ写真を共有
参加者へのお礼メッセージ
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翌日中に感謝を伝えるとスマート
欠席者への報告
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写真と共に送別会の様子を伝える
退職送別会か異動・転勤の送別会かを選びます
時系列に整理されたタスクを確認し、カスタマイズします
URLを送って、準備を分担しましょう
タスクが終わったらチェックを入れて進捗管理
最終出社日・異動日の1ヶ月前から始めるのが理想です。特に3月・9月の送別会シーズンはお店の予約が取りにくくなるため、日程が決まり次第すぐに動きましょう。個室のある飲食店はシーズン中2週間前には満席になることも多く、早め早めの行動が幹事の鉄則です。
参加者から500〜1,000円ずつ集めて、合計5,000〜10,000円程度が一般的です。名入れボールペン、レザー小物、カタログギフト、体験ギフトが人気です。のし紙は退職なら「御礼」、異動なら「御餞別」を使います。
3,000〜5,000円程度が一般的です。持ち帰りやすいサイズのブーケや、長く楽しめるフラワーアレンジメントが喜ばれます。当日受け取りの場合は1週間前までに花屋に予約を入れておきましょう。主役が電車で帰る場合はコンパクトなブーケが特に好まれます。
主役は上座（入口から最も遠い席）に座ってもらうのが基本です。挨拶をする上司・先輩は主役の近くに配置し、幹事は入口側（下座）で出入りしやすい位置に座ります。テーブルが複数ある場合は、主役と仲の良い人を同じテーブルにすると場が盛り上がります。
主役の会費は無料にするのが一般的なマナーです。その分を他の参加者の会費に上乗せして調整します。記念品・花束の費用も会費に含めるか、別途集金するか事前に決めておきましょう。参加者が多いほど一人あたりの負担が減るため、できるだけ多くの方に声をかけるのがポイントです。
思い出の写真スライドショー、エピソードクイズ（主役にまつわるクイズ）、手書きメッセージの朗読、同僚からのビデオメッセージ集などが定番です。主役が恥ずかしがるような内容は避け、感謝と応援の気持ちが伝わる内容にしましょう。
URLを送るだけで幹事仲間とやることリストを共有。記念品担当、メッセージカード担当、余興担当とタスクを分け合えます。
退職送別会と異動・転勤の送別会を選ぶだけで、ムービー制作や記念品選びなど必要なタスクが自動でリストアップされます。
1ヶ月前から当日・精算まで、いつ何をすべきかが一目でわかります。チェックしながら準備を進められます。