結婚式のゲスト管理は、新郎新婦にとって最も手間がかかる準備のひとつです。招待する人の選定から始まり、主賓・乾杯・スピーチ・受付係の依頼、招待状の発送と出欠管理、席次の決定、アレルギーの確認、引き出物の贈り分けまで、やることが山積みです。このチェックリストで、ゲストに関わるタスクを漏れなく管理しましょう。
ゲストリスト作成のタイムラインとしては、挙式の6ヶ月前にはゲスト候補のリストアップと両家の親への相談を始め、4〜5ヶ月前に招待人数を確定、3ヶ月前に招待状を発送、1ヶ月前までに出欠を集計して席次を決定するのが理想的な流れです。招待人数の決め方は、まず会場の収容人数を上限として把握し、次に一人あたりの料理・飲物・引き出物の費用（相場は3〜5万円）から予算の上限人数を割り出します。両家のバランスは完全に同数でなくても問題ありませんが、大きく偏る場合は事前に両家で話し合っておくと安心です。
よくある失敗例としては、「招待状を出してから呼び忘れに気づいた」「出欠返信の期限を過ぎても連絡がつかないゲストがいる」「席次を決めた後にキャンセルが出てテーブルバランスが崩れた」などがあります。早い段階でリストを作成し、こまめに更新していくことが成功のカギです。
ゲスト管理で特に悩むのが席次決めです。上座・下座のマナー、同じテーブルのゲスト同士の関係性、両家のバランスなど、考慮すべきポイントがたくさんあります。また、引き出物は「親族」「上司」「友人・同僚」で贈り分けをするのが一般的です。相場は親族向けが5,000〜7,000円、上司・目上の方は5,000円前後、友人・同僚は3,000〜4,000円が目安で、カタログギフトなら金額違いで対応しやすく人気があります。
List Withなら、ゲスト管理のタスクをパートナーと共有できます。「新郎側のゲストはお任せ」「引き出物は一緒に選ぼう」と分担しながら、進捗をリアルタイムで確認。両家の親とも共有すれば、親族リストの確認もスムーズに進みます。
ゲスト規模を選んでタスクを確認
両家のゲスト候補リストアップから人数バランスの調整、招待の優先順位決めまで
両家のゲスト候補をリストアップ
1
親族・上司・友人・同僚を洗い出す
両家のバランスも考慮
両家のゲスト人数のバランス調整
1
新郎側と新婦側の人数を大まかに合わせる
多少の差は問題なし。両家の親に相談
招待の優先順位を決める
1
必ず招待する人と、人数に余裕があれば招待する人を分ける
親族リストの確認（両家の親に相談）
1
親族の招待範囲は両家の慣習に合わせる
主賓・乾杯・スピーチ・受付係の依頼と、招待状の宛名作成・発送管理
主賓の挨拶を依頼
1
上司や恩師に依頼。新郎側・新婦側各1名が一般的
乾杯の挨拶を依頼
1
主賓とは別の方にお願いするのが一般的
スピーチ・余興の依頼
1
友人代表のスピーチや余興を依頼
依頼時に内容の指定や時間の目安も伝える
受付係の依頼
1
新郎側・新婦側それぞれ2名ずつが一般的
招待状の宛名リスト作成
1
住所・氏名を正確に。敬称や肩書きにも注意
招待状の発送
1
挙式の2〜3ヶ月前に発送
大安の消印が望ましい
出欠返信の集計、アレルギー確認、テーブル配置・席次表の作成
出欠返信の管理・集計
1
返信期限までに未回答者にリマインドする
アレルギー・食事制限の確認
1
招待状の返信ハガキで確認し、会場に伝える
テーブル配置・席順を決める
1
上座・下座のマナーを守りつつ、ゲスト同士の相性も考慮
両家の親に席次表を確認してもらう
席次表・席札の作成
1
印刷に1〜2週間。ゲストの肩書きの表記を確認
お子様ゲストの対応確認
1
お子様メニュー・ベビーチェア・授乳室の有無を確認
贈り分けカテゴリの設定、引き出物・引き菓子・プチギフトの選定と発注
引き出物の贈り分けカテゴリ設定
1
親族・上司・友人で品物や金額を変えるのが一般的
引き出物・引き菓子の選定
1
カタログギフトが人気。地域の慣習にも配慮
引き出物の個数確定・発注
1
最終人数確定後、速やかに発注
予備を1〜2個多めに発注
プチギフトの選定・手配
1
お見送り時にゲスト一人ひとりに渡す
遠方ゲストのリストアップ、宿泊先手配、お車代の準備、送迎バスの検討
遠方ゲストのリストアップ
1
交通費・宿泊費の負担方針を決める
宿泊先の手配
1
式場提携ホテルや近隣のホテルを確保
ゲストに宿泊先情報を連絡
お車代・交通費の準備
1
遠方ゲストへの交通費は新札でポチ袋に入れる
主賓・乾杯の方にもお車代を用意
ゲスト管理は挙式の6ヶ月前から計画的に進めるのが理想です。以下のタイムラインに沿って準備すれば、直前に慌てることなくゲストをお迎えできます。
少人数・中規模・大規模から挙式の規模を選びます
ゲスト管理に必要なタスクを確認し、カスタマイズします
URLを送って、二人でタスクを分担しましょう
タスクが終わったらチェックを入れて、進捗を管理します
全国平均は50〜70名程度です。少人数婚（〜40名）は親族・親しい友人中心、中規模（40〜80名）は職場の方も含めた一般的な規模、大規模（80名〜）は幅広い交友関係のあるカップル向けです。両家のバランスを意識しつつ、無理のない規模で計画しましょう。
主賓の挨拶は新郎側・新婦側それぞれの上司や恩師にお願いするのが一般的です。乾杯の挨拶は主賓とは別の方で、先輩や親しい上司に依頼するケースが多いです。依頼は挙式の3ヶ月前までに、直接会ってお願いするのがマナーです。電話やメールでの依頼は避け、改まった場で正式にお願いしましょう。依頼の際には、スピーチの所要時間の目安（3〜5分程度）も併せてお伝えすると親切です。
まず上座（高砂に近い席）に主賓・上司、下座（入口に近い席）に親族を配置するのが基本マナーです。同じテーブルは共通の話題がある人同士にすると会話が弾みます。一人参加のゲストには同世代や話しやすい人の近くに配慮しましょう。
「親族」「上司・目上の方」「友人・同僚」の3パターンで分けるのが一般的です。親族向けは5,000〜7,000円、上司向けは5,000円前後、友人向けは3,000〜4,000円が相場。カタログギフトなら金額違いで対応しやすく人気です。
全額負担が理想ですが、少なくとも片道分の交通費（お車代として）を用意するのがマナーです。宿泊については式場提携ホテルを手配し、宿泊費を負担するか割引プランを案内しましょう。招待状発送前に方針を決めておくのがおすすめです。
一般的には挙式の1ヶ月前を返信期限に設定します。席次表の作成や料理の最終人数確定に最低でも2〜3週間は必要なため、余裕を持ったスケジュールが大切です。返信期限を過ぎても届かない場合は、電話やメッセージでさりげなくリマインドしましょう。出欠が確定しないと席次や引き出物の発注にも影響するため、早めの対応がポイントです。
URLを送るだけで二人でゲストリストのタスクを共有。「新郎側は任せた」「引き出物は一緒に選ぼう」と効率よく分担できます。
少人数・中規模・大規模を選ぶだけで、規模に応じた管理タスクが自動でリストアップされます。
ゲスト選定、依頼、出欠管理、席次、引き出物、宿泊手配まで、ゲストに関わるすべてのタスクをチェックリストで管理できます。