PTAの役員や委員になると、総会の準備やイベントの運営など、さまざまな活動が待っています。「何を持っていけばいい？」「誰が何を担当する？」と迷うことも多いのではないでしょうか。特に初めてPTA活動に参加する方は、勝手がわからず不安になりがちです。年間を通じてPTA総会、運動会のお手伝い、バザー、広報誌の制作など多岐にわたる活動があり、そのたびに必要な持ち物や準備物が異なります。
このチェックリストでは、PTA総会やイベント運営で必要な持ち物・準備物をまとめています。会議資料や名簿といった書類関係から、ガムテープや紙コップなどのイベント備品、室内履きやスケジュール帳といった個人の持ち物まで、カテゴリ別に整理しています。オンライン会議が増えている昨今では、ノートPCやタブレットの準備、Zoomなどの会議ツールの事前設定も重要なポイントです。
List Withでリストを作成すれば、役員同士でリストを共有して「これは誰が用意する？」と分担を決めるのにも使えます。年度の引き継ぎ時にリストを共有すれば、次の役員の方もスムーズに活動を始められます。初年度の活動計画づくりにも、過去のリストが参考になるでしょう。会計担当の方は領収書や出納帳の管理にもリストを活用でき、年度末の会計報告の際にも準備漏れを防げます。
役員間で共有して分担を決めよう
配布資料は人数分+予備を用意。個人情報を含む名簿は会議後の回収・管理ルールを事前に決めておきましょう
会議資料・議案書
1
総会や委員会の配布資料。人数分のコピーを確認
議事録用紙・ノート
1
会議の内容を記録するための用紙
名簿・連絡先リスト
1
出欠確認や連絡に必要
個人情報の取り扱いに注意
会計報告書・予算書
1
前年度の予算報告書。新年度の予算編成の参考になる
総会での報告や予算審議に
活動報告書
1
前年度の活動報告書。引き継ぎや次年度計画の基礎資料として必須
年度末の総会で使用
引き継ぎ資料
1
前任者からの引き継ぎ資料。業者連絡先・パスワード・年間行事の注意点が集約されている
前年度からの引き継ぎ事項をまとめたもの
オンライン会議が増えているため、PCやタブレットの充電・Wi-Fi接続を事前確認。議事録はテンプレートを用意すると効率的です
筆記用具（ペン・マーカー）
1
名札
1
初回の顔合わせや保護者同士の交流で。名前と役職がわかると会話がスムーズ
初回の顔合わせや大人数の会議で
印鑑・朱肉
1
書類への押印や出欠確認に。朱肉タイプを用意しておくと正式書類にも対応できる
会計処理や書類の承認に
領収書・出納帳
1
PTA会費や物品購入の支払い記録に。会計監査で領収書の提示を求められる
会計担当の場合に必要
ノートPC・タブレット
1
議事録作成や資料の確認に。共有ドライブへのアクセスが必要な場合も
資料の表示やオンライン会議に
予算は前年度の実績を参考に。ゴミ袋・救急セット・雨天対応グッズは忘れがちなので早めにチェックしましょう
イベント進行表・タイムスケジュール
1
当日のスムーズな進行のために
案内看板・掲示物
1
イベント会場の案内表示に。来場者が迷わないよう受付・会場・トイレの場所を示す
ガムテープ・養生テープ・はさみ
1
掲示物の設置や資料の修正に。養生テープは壁を傷つけずに貼れる
掲示物の貼り付けや備品の固定に
飲み物（お茶・水）
1
長時間の会議や作業での水分補給用。ペットボトルのお茶を人数分用意するのが一般的
会議やイベントの来客用
紙コップ・紙皿
1
来客用や会議中の飲み物提供に。使い捨てで片付けが楽
茶菓子を出す場合に
救急セット
1
イベント運営時の怪我対応に。バンドエイド・消毒液・冷却スプレーがあれば基本的な応急処置に対応できる
運動会やバザーなど屋外イベントに
ゴミ袋（分別用）
5枚
イベント後の片付けに。45Lの大袋を複数枚用意し、可燃・不燃の分別に対応する
室内履きは必須。スケジュール帳で次回日程を即決できるようにしておくと会議が長引きません
室内履き（スリッパ）
1
学校での活動に必要
飲み物（自分用）
1
スマートフォン
1
連絡や写真撮影に
スケジュール帳
1
次回の日程調整に
エコバッグ
1
資料やプリントの持ち帰りに
PTA活動に必要な持ち物を確認します
「このリストで準備を始める」ボタンでリストを作成します
共有ボタンからURLを送って分担を決めます
リストを見ながら忘れ物がないか確認します
会議資料・議案書、名簿、筆記用具、議事録用紙が基本です。会計担当の場合は会計報告書や出納帳も必要です。室内履き（スリッパ）も忘れずに持参しましょう。
活動内容の記録、年間スケジュール、連絡先リスト、会計資料を次の役員に渡しましょう。引き継ぎ資料としてまとめておくと、新しい役員がスムーズに活動を始められます。
ゴミ袋（分別用）、ガムテープ、救急セットが忘れられがちです。また、雨天時の対応グッズ（テント・ブルーシート）や、当日の進行表も事前に準備しておきましょう。
List Withでリストを作成し、共有ボタンからURLをLINEグループなどで送るだけです。各自が「これは私が用意します」とチェックしていけば、分担が一目でわかります。
ノートPCまたはタブレット、安定したWi-Fi環境、イヤホン（マイク付き）が基本です。Zoomなどの会議ツールは事前にインストールと動作確認をしておきましょう。資料は画面共有するか、事前にPDFで配布しておくとスムーズです。
一般的に4月に総会と役員決め、5〜7月に各委員会活動の開始、秋に運動会やバザーなどのイベント、2〜3月に年度末総会と次年度への引き継ぎがあります。学校によって異なるため、前年度の活動報告書を参考にしましょう。
会計担当は収支を明確に記録し、領収書を必ず保管してください。総会での会計報告に備えて、月次で収支を整理しておくと年度末に慌てません。通帳・印鑑の管理は複数人で確認できる体制を整えましょう。
PTA総会の会議用品から、運動会・バザーのイベント準備まで幅広くカバー。
リストを共有して「誰が何を用意する？」を明確に。準備の抜け漏れを防ぎます。
リストを次年度の役員に共有すれば、スムーズな引き継ぎが実現できます。