オフィス移転は、物件選びから引っ越し完了まで多くのタスクが同時進行するプロジェクトです。IT環境の移設、届出手続き、業者の手配、社員への通知、取引先への連絡など、担当者の負担は非常に大きくなります。ひとつでも漏れがあると業務に支障が出るため、チェックリストで管理することが重要です。
オフィス移転のタスクは、移転規模によって大きく異なります。小規模オフィス（数名〜20名程度）では担当者が少人数で対応することが多く、シンプルな手順で進められます。一方、大規模オフィス（数十名以上）ではプロジェクトチームを編成し、部門ごとの調整やセキュリティ対策など、より多くのタスクが発生します。このリストでは移転規模に合わせた準備項目が表示されます。
オフィス移転は総務・情シス・各部門の連携が不可欠です。List Withでリストを作成してチームで共有すれば、誰がどのタスクを担当しているか一目瞭然。進捗状況をリアルタイムで確認しながら、漏れのない移転を実現しましょう。
移転規模を選んで確認
移転先のレイアウト・間取り確認
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デスク配置・会議室・収納の計画を立てる
鍵・セキュリティカードの受け取り
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電気容量・コンセント位置の確認
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OA機器やサーバーに十分な電気容量があるか確認
空調設備の確認
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デスク・家具の配置計画
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効率的なデスク配置と動線の確保
インターネット回線の手配
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開通に2〜4週間かかることも。早めに手配
電話回線・FAX の移設手配
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ネットワーク機器の設置計画
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ルーター・スイッチ・Wi-Fiアクセスポイント
PC・プリンター・複合機の移設
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Wi-Fi環境の構築
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小規模オフィス向けのWi-Fiルーター設置
郵便局への転居届
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旧住所宛ての郵便物を転送
税務署への届出
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異動届出書の提出。届出の詳細は管轄の税務署にご確認ください
社会保険関連の届出
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年金事務所・労働基準監督署・ハローワークへの届出。届出先・期限はお住まいの管轄機関にご確認ください
銀行・金融機関への住所変更
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法人登記の変更（法人の場合）
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本店所在地の変更登記。詳細は法務局にご確認ください
郵便物の転送設定
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旧住所への郵便物を新住所に転送
引っ越し業者の選定・手配
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複数社から見積もりを取って比較
オフィス家具の手配
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新規購入・移設・処分の仕分け
不要品・廃棄物の処分手配
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社員への移転通知
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移転日・新住所・通勤経路変更の案内
通勤経路・交通費の変更対応
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社員の通勤経路変更届の収集
名刺・封筒・印刷物の住所変更
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新住所での名刺・封筒の発注
取引先への移転通知
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移転の挨拶状やメールを送付
Webサイト・会社概要の住所更新
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Googleビジネスプロフィールの住所変更
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小規模か大規模かを選択します
移転に必要なタスクを確認します
リストを共有して担当を割り振ります
チェックリストで漏れなく移転を完了しましょう
小規模オフィスで2〜3か月前、大規模オフィスで6か月〜1年前から準備を始めるのが理想です。特にインターネット回線の開通やビル管理会社との調整には時間がかかるため、早めに着手しましょう。
税務署（異動届出書）、年金事務所、労働基準監督署、ハローワーク、郵便局（転居届）が一般的です。法人の場合は法務局への登記変更も必要です。届出の期限や必要書類は各機関にお問い合わせください。
移転の2〜4週間前までに申し込むのがおすすめです。回線工事の日程調整や、新オフィスの配線状況によってはさらに時間がかかることもあります。早めにプロバイダーに相談しましょう。
移転の1〜2か月前に通知するのが一般的です。挨拶状やメールで、移転日・新住所・新電話番号を案内しましょう。重要な取引先には直接挨拶に伺うのが丁寧です。
サーバーの移設はダウンタイムを最小限にするため休日に実施するのが一般的です。クラウドサービスを利用している場合はIPアドレスの変更、VPN設定の更新なども確認が必要です。移転前にバックアップを必ず取っておきましょう。
移転費用は物件の敷金・礼金、引っ越し業者の費用、家具・OA機器の購入費用、内装工事費用などで構成されます。規模や条件によって大きく異なるため、複数の業者から見積もりを取って比較することをおすすめします。
小規模オフィスと大規模オフィスで必要なタスクが異なります。移転規模を選ぶだけで最適なチェックリストが表示されます。
総務・情シス・各部門の担当者とリストを共有して、タスクの担当割り振りと進捗確認をリアルタイムで行えます。
税務署・社会保険・郵便局など、移転に伴う届出手続きをリストアップ。届出漏れを防ぎます。