PTAバザーや地域のチャリティーイベントは、出品物の回収・仕分け・値付け・陳列・釣り銭の準備・当日のレジ運営と、やるべきことが多岐にわたります。特にバザーは「出品物が集まらない」「値付けの基準がわからない」「釣り銭が足りなくなった」といったトラブルが起きやすく、事前準備の段階でどこまで想定できるかが成功の鍵です。このチェックリストは、バザー運営に必要な準備を時系列で整理し、初めて担当する方でもスムーズに進められるよう設計しています。
値付けの目安は新品の2〜3割、中古品は状態に応じて定価の1〜2割が相場です。釣り銭は100円玉30枚・50円玉20枚・10円玉50枚（合計約5,000円分）を最低ラインとして準備し、50円・100円単位の価格設定にすると会計がスムーズになります。出品物の陳列はカテゴリ別（衣類・雑貨・食器・おもちゃなど）に分け、値札は遠くからでも読める大きさで統一しましょう。手作り品やフードコーナーを設ける場合は、保健所への届出や食品表示の確認が必要になることもあるため、自治体の規定を早めに確認してください。
大規模なバザーでは、テントやテーブルのレンタル手配、ボランティアのシフト管理、放送設備の確保など、小規模イベントにはない準備が必要です。開場直後は来場者が一気に押し寄せるため、レジ担当を多めに配置することが大切です。タイムセールや目玉商品のアナウンスを設けると来場者の回遊が促進され、売上向上にも効果的です。売れ残り品の処分方法（寄付・返却・次回繰り越し）は事前にルールを決め、出品募集の段階から参加者に明示しておくとトラブルを防げます。
List Withなら実行委員・PTA役員・ボランティアメンバー全員でリストを共有し、「出品物の回収はAさん」「値付け・仕分けはBさん」「当日レジはCさん」のようにタスクを分担できます。準備の進捗がリアルタイムで見えるので、当日まで安心してイベントに臨めます。
イベント規模を選んで準備タスクを確認
日程・会場決め、実行委員の役割分担、出品物の募集告知など、バザーの骨格を固める最重要フェーズ。フードコーナーを設ける場合は保健所への確認もこの時期に済ませる
日程・会場を決める
1
雨天時の代替案（延期 or 室内開催）も決めておく
学校行事や地域イベントと重ならないよう確認
実行委員・担当を決める
1
出品管理、会計、レイアウト、広報など役割を分担
予算を策定する
1
釣り銭、備品購入、チラシ印刷など経費を事前に見積もる
出品物の提供を呼びかける
1
おたより・LINEグループ・掲示板で回収期間と回収場所を告知
受付可能な品物の基準（新品・未使用・状態が良いもの等）を明示
出品物の回収場所・回収箱を設置する
1
学校の昇降口や公民館の入口など、持ち込みやすい場所に設置
販売ルールを決める
1
値引き交渉の可否、まとめ買い割引、売れ残りの処分方法を決定
フードコーナーの内容を決める
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焼き菓子、飲み物、軽食など。食品衛生の届出が必要か自治体に確認
アレルギー表示のルールも事前に決めておく
集まった出品物の仕分け・検品・値付け・陳列レイアウト決定など、売り場を作るための準備フェーズ。50円・100円単位の価格設定で釣り銭の手間を減らす工夫が重要
出品物の仕分け・検品
1
壊れ、汚れ、欠品がないか確認。販売不適切な品は除外
値付けをする
1
新品は定価の2〜3割、中古は1〜2割が目安。50円・100円単位が会計しやすい
ブランド品やレアものは相場を調べてから値付け
値札・プライスカードを作成する
1
遠くからでも読める大きさで統一。マスキングテープ＋マジックが手軽
値札シール、マスキングテープ、太字マジックを用意
出品物をカテゴリ別に分類する
1
衣類、雑貨、食器、おもちゃ、本など。カテゴリ分けで来場者が探しやすくなる
売り場レイアウトを決める
1
入口に目玉商品を配置し、奥へ誘導する動線設計がポイント
通路幅はベビーカーが通れる90cm以上を確保
ポスター・チラシを作成・配布する
1
日時・場所・内容を記載。掲示板、おたより、SNSで告知
釣り銭を準備する
1
100円玉30枚・50円玉20枚・10円玉50枚（約5,000円）が最低ライン
銀行での両替は手数料がかかる場合があるので早めに手配
テーブル・金庫・電卓・案内表示など当日運営に必要な備品を揃えるフェーズ。ボランティアのシフト表作成や天気予報の確認もこの週に完了させる
陳列用テーブル・棚を確保する
1
学校の長机や折りたたみテーブルの借用を申請
テーブルクロス・敷き布を用意する
1
見栄えが良くなり、商品も映える。汚れ防止にもなる
金庫・キャッシュボックスを用意する
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売上金と釣り銭の管理に。蓋付きの箱やポーチでも代用可
買い物袋・紙袋を準備する
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購入者に渡す袋。エコバッグ持参を呼びかけつつ予備を用意
レジ袋の有料化を踏まえ、紙袋やリユース袋がおすすめ
案内表示・カテゴリ看板を作成する
1
衣類、雑貨、おもちゃなどエリア表示があると来場者が迷わない
文房具セットを準備する
1
マジック、セロテープ、はさみ、ガムテープ、メモ帳
当日の値札書き直しや掲示物の補修に必要
ゴミ袋を準備する
20枚
梱包材の廃棄、フードコーナーのゴミ分別に大量に使う
電卓を用意する
2
レジ担当が複数いる場合は台数分。スマホ電卓でも可
売上記録ノートを用意する
1
カテゴリ別の売上を記録し、会計報告の根拠にする
天気予報を確認する
1
雨天中止の判断基準と連絡方法を再確認
会場設営・陳列・レジ運営・片付けまで当日に行う全タスク。開場直後はレジ担当を多めに配置し、タイムセールや目玉商品のアナウンスで集客効果を高める
会場設営・テーブル配置
1
事前に決めたレイアウト図に沿って配置
出品物を陳列する
1
カテゴリ看板のもとに分類して並べる。目玉商品は目立つ位置に
レジ・会計スペースを設置する
1
釣り銭、金庫、電卓、袋を手元に。出口付近に配置するとスムーズ
入口の案内・誘導表示を設置する
1
開場時間・入場方向・会場マップの掲示
販売開始・レジ対応
1
開場直後は混雑するため、レジ担当を多めに配置
売り場の補充・整頓
1
売れた商品の隙間を埋め、乱れた陳列を随時整頓
イベントの写真・記録を撮る
1
広報誌やSNS報告、次回の参考資料に活用
会場の片付け・原状回復
1
テーブル撤去、ゴミ処理、会場の清掃
売れ残り品の処理を決める
1
寄付、リサイクル、出品者への返却など事前に決めたルールに従う
売上集計・収益報告・お礼連絡・レンタル品返却など、バザー後の締めくくりタスク。収益の使途を明示して報告することが、次回のボランティア参加率向上につながる
売上の集計・会計報告を作成する
1
カテゴリ別の売上、経費、純利益をまとめて団体に報告
収益の使途を決定・報告する
1
学校備品、地域活動、寄付先など使途を明示して信頼性を確保
出品者・ボランティアへのお礼
1
おたよりやLINEで感謝と売上報告を伝える
レンタル品・借用物の返却
1
テーブル、テント、備品などの返却期限を確認
反省点・改善案を記録する
1
売れ筋商品、来場者数、トラブル事例を次回への引き継ぎ資料に
良かった点と改善点の両方を記録しておく
小規模（教室1〜2部屋）か大規模（体育館・広場）かを選びます
時系列で整理されたタスクを確認し、必要に応じてカスタマイズします
URLを送って、PTA役員・ボランティアとタスクを分担しましょう
準備が終わったタスクからチェックを入れて進捗を管理
おたより・LINEグループ・掲示板で2〜3週間の回収期間を設け、回収箱を学校の昇降口や公民館に設置するのが一般的です。「新品・未使用品」「使用感の少ないもの」など受付基準を明示すると、質の良い出品物が集まりやすくなります。回収期間の中間でリマインドを送ると提供数が伸びます。
新品・未使用品は定価の2〜3割、中古品は状態に応じて1〜2割が相場です。50円・100円単位に揃えると釣り銭が楽になります。ブランド品やレア物は事前にフリマアプリ等で相場を調べましょう。終盤にまとめ買い割引や値下げタイムを設けると売れ残りが減ります。
100円玉30枚・50円玉20枚・10円玉50枚（合計約5,000円分）が最低ラインです。大規模なバザーでは1万円分以上を準備しましょう。銀行での両替は枚数によって手数料がかかるため、早めに手配するか、団体の口座がある銀行を利用すると手数料を抑えられます。
自治体によっては食品を提供するイベントに保健所への届出が必要です。事前にお住まいの自治体に確認しましょう。手作り菓子を販売する場合はアレルギー表示（小麦・卵・乳など）を必ず掲示してください。加熱済みの食品を扱い、生ものは避けるのが安全です。
事前にルールを決めておくことが重要です。選択肢としては、出品者に返却、リサイクルショップへ寄付、福祉施設への寄贈、次回バザーへの繰り越しなどがあります。出品募集の段階で「売れ残り品は寄付させていただきます」と明記しておくとトラブルを防げます。
1〜2ヶ月前から始めるのが理想です。最初の2週間で日程・会場・役割分担を決め、出品物の回収を開始します。開催2週間前には出品物の仕分け・値付けを完了させ、1週間前に備品手配と最終確認を行う流れがスムーズです。
小規模（教室・集会所）と大規模（体育館・広場）を選ぶと、規模に応じた準備タスクが表示されます。テント手配や放送設備など、規模特有の項目も漏れません。
1ヶ月前の企画から当日の運営、翌日の会計報告まで、時系列カテゴリで整理。今やるべきことが一目でわかります。
URLを共有するだけでPTA役員・ボランティア全員がリストにアクセス。出品管理、値付け、レジ担当と役割を分けて進捗を見える化できます。